工作流管理联盟（WFMC）把工作流定义为：全部或部分由计算机支持或自动处理的业务过程。工作流管理系统（Workflow Management System，WFMS）用来支持流程定义、管理和执行一批设定好的工作流程。这套系统的目标是：管理工作流程以确保工作能够在正确的时间内被所期望的人执行。
在信息化时代，随着商业竞争的日益激烈，传统的办公自动化和计算机应用已经无法满足企业的多元化需求。为了应对这种挑战，工作流管理系统（WFMS）应运而生，它是一种集成了多种功能的综合解决方案，旨在提升企业的运营效率。首先，WFMS通过改进和优化业务流程，可以显著提高工作效率。
工作流管理系统（WfMS）是实现工作流引擎的平台，它提供了一系列功能来定义、执行和管理工作流，确保工作流在执行过程中的信息交互和任务调度得以顺利进行。工作流是计算机支持的协同工作（CSCW）的一部分，它关注的是如何在计算机的帮助下，实现群体成员之间的协同工作。
由于信息技术的发展和日趋激烈的商业竞争，人们不再满足于独立、零散的办公自动化和计算机应用，而是需要综合的、集成化的解决方案。作为一种对常规性事务进行管理、集成的技术，WFMS的出现是必然的。
许多公司曾经采用纸张表单和手工传递的方式进行审批，这种方式的工作效率非常低，而且无法实现统计报表功能。然而，使用工作流软件后，用户只需在电脑上填写相关表单，流程就会按照预定义的方式自动进行。
工作管理是组织日常运营中的关键环节，其效率直接影响业务流程的顺畅度。工作管理系统，根据Workflow Management Coalition （WfMC）的权威解释，是一种专门的软件解决方案。它致力于定义和管理工作流程，通过在计算机系统内部设定的预设逻辑，自动驱动工作流程实例的执行。
